Как правильно рассчитать больничный

Расчет больничных всегда был делом непростым. А уж после того, как с этого года начал действовать новый порядок обеспечения пособиями, во­просов у бухгалтеров прибавилось. Рассмотрим с начала и до конца поря­док назначения, расчета, выплаты и отражения в бухгалтерском и налого­вом учете пособий по временной не­трудоспособности и беременности и родам.

Пособие по временной нетрудоспособности — это денежная сумма, выплачиваемая работодате­лем   или  непосредственно  территориальным органом Фонда социального страхования (ФСС). Пособие выплачивается полностью из средств ФСС в случае наступления беременности и родов, ухода за заболевшим ребенком или за­болевшим членом семьи. При заболевании самого работника первые два дня нетрудоспо­собности оплачиваются за счет средств работо­дателя, а с третьего дня — за счет ФСС.

С 1 января 2007 года действует новый поря­док обеспечения пособиями по временной не­трудоспособности, по беременности и родам. Он установлен Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беремен­ности и родам граждан, подлежащих обяза­тельному социальному страхованию» (далее — закон № 255 – ФЗ).

Кому полагается пособие

Пособие назначается в ситуациях:

1. Утраты трудоспособности в случае забо­левания или травмы. Оно выплачивается за весь период заболевания до восстановления трудоспособности либо установления инвалид­ности.  Исключение составляют работающие инвалиды, которым пособие выплачивается не более четырех месяцев подряд или пяти меся­цев в календарном году, кроме инвалидов в свя­зи с заболеванием туберкулезом.

2.  Отпуска по беременности и родам. Оно выплачивается суммарно за весь период отпус­ка —   140 календарных дней, в случае много­плодной беременности — за 154 календарных дня (70 до и 84 после родов), осложненных ро­дов — за 156 календарных дней (70 до и 86 по­сле родов), а при рождении двух или более де­тей — за 194 календарных дня (84 до и 110 после родов). Данный отпуск предоставляется жен­щине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов. Если роды наступили ранее предполагаемой даты, то вычет неиспользованных дней дородового от­пуска не производится.

3. Ухода за заболевшим ребенком или дру­гим членом семьи. Пособие назначается за ог­раниченный период, который зависит от воз­раста ребенка и установлен статьей 6 Закона № 255-ФЗ (например, при уходе за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет — за период до 15 кален­дарных дней по каждому заболеванию, но не более чем за 45 календарных дней в календар­ном году).

4.  Карантина как самого работника, так и ребенка или другого члена семьи, признанного недееспособным.  Пособие выплачивается за весь период карантина.

5.  Осуществления протезирования по ме­дицинским показаниям. В данном случае посо­бие полагается за весь период протезирования, включая время в пути к месту протезирования.

6. Долечивания после стационарного лече­ния в санаторно-курортных учреждениях на территории РФ. Пособие начисляется за пери­од,  не превышающий 24 календарных дней пребывания в санатории.

Социальное пособие по всем основаниям выплачивается у каждого работодателя. То есть и по основному месту работы, где находится трудовая книжка работника, и по каждому ме­сту работы в случаях внешнего совместитель­ства. Рассмотрим некоторые нюансы назначе­ния пособий.

Если сотрудник уволился и в течение меся­ца после расторжения трудового договора за­болел, то пособие назначается по последнему месту работы или непосредственно территори­альным органом ФСС.

Минздравсоцразвития разъясняет

 Ситуация: Уволенному в связи с сокращением штата ра­ботнику выплачено выходное пособие в размере средне­го месячного заработка. Также за ним сохраняется сред­ний месячный заработок на период трудоустройства, но не более двух месяцев со дня увольнения (с зачетом вы­ходного пособия) (ст. 178 ТК РФ). Данный работник забо­лел в первый месяц после увольнения (30-дневный срок) и обратился к работодателю для начисления пособия по временной нетрудоспособности. Начисляется ли пособие такому работнику? Если да, то в каком порядке?

Выходное пособие, выплачиваемое работнику при увольнении в связи с сокращением численности, явля­ется компенсацией и выплачивается полностью в раз­мере среднего месячного заработка в день увольнения независимо ни от каких ситуаций. В соответствии с пунктом 2 статьи 13 Закона № 255-ФЗ застрахованно­му лицу, утратившему трудоспособность вследствие заболевания или травмы в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому догово­ру, пособие по временной нетрудоспособности назнача­ется и выплачивается работодателем по последнему ме­сту работы. При этом выплата пособия не связывается с причиной увольнения.

Пособие по временной нетрудоспособности не на­значается застрахованному лицу за период освобож­дения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в со­ответствии с законодательством РФ (за исключением случаев травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска). Такой порядок предусмотрен статьей 9 Зако­на № 255-ФЗ. Однако к рассматриваемой ситуации данная норма применяться не должна, так как уволь­нение является не просто освобождением от работы, а полным прекращением трудовых отношений. Таким образом, в рассматриваемой ситуации уволенному ра­ботнику полагается пособие в размере 60% среднего заработка за весь период болезни. Что касается обя­занности работодателя оплачивать первые два дня не­трудоспособности работника за счет собственных средств, то из статьи 3 Закона № 255-ФЗ следует, что такой порядок установлен в отношении застрахован­ных лиц. Уволенные работники таковыми не являются. Поэтому, по моему мнению, пособие за весь период болезни должно выплачиваться за счет средств ФСС России.

Ковязина Нина Заурбековна,

начальник отдела трудовых отношений и оплаты труда Министерства здравоохранения и социального развития РФ

Работник, заболевший в период очередного от­пуска, также имеет право на пособие по вре­менной нетрудоспособности в общеустанов­ленном порядке2. При этом очередной отпуск продляется на оплаченные календарные дни болезни или переносится на другое согласо­ванное с работником время.

Хочется отметить, что если при наличии больничного листка работник тем не менее продолжает исполнять свои трудовые обязан­ности в течение некоторого периода времени (фактически во время нетрудоспособности), то основания для выплаты пособия за этот период времени отсутствуют. За время работы, даже если есть больничный листок, начисляется зара­ботная плата, а пособие назначается с первого дня невыхода на работу по причине нетрудоспо­собности. Документальным подтверждением в этой ситуации будет являться табель учета рабо­чего времени.

Пример 1

► Беременной женщине выдан больничный листок по беременности и родам на 140 кален­дарных дней с 4 июня по 21 октября 2007 года. Сотрудница представила его работодателю 2 июля 2007 года, а в период с 4 июня по 1 июля включительно она фактически исполняла свои трудовые обязанности.

     В данном случае пособие по беременности и родам подлежит оплате за период с 2 июля по 21 октября 2007 года, то есть за 112 календарных дней. Период с 4 июня по 1 июля 2007 года дол­жен быть оплачен работнице путем начисле­ния и выплаты заработной платы.

Приступаем к расчету

Пособие всегда выплачивается за календарные дни с учетом выходных и праздников, приходя­щихся на период нетрудоспособности. За каж­дый календарный день работнику выплачивается пособие в размере среднего дневного заработка, рассчитанного за последние 12 календарных ме­сяцев, предшествующих месяцу наступления болезни либо отпуска по беременности и родам (далее — расчетный период).

При определении среднего дневного зара­ботка учитываются все фактически начислен­ные в расчетном периоде суммы (в том числе премии и иные вознаграждения), которые предусмотрены системой оплаты труда и уча­ствуют в определении налоговой базы по ЕСН. Затем они делятся на календарные дни, за которые выплачены эти суммы.

ФСС разъясняет

Ситуация: Работнику установлена неполная рабочая неделя (понедельник, вторник, среда - рабочие дни, остальные - выходные). При отработке всех дней по графику неполной рабочей недели какое количество календарных дней учитывается при определении среднего дневного заработка?

С 1 января 2007 года при исчислении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и ро­дам режим работы и порядок учета рабочего времени значения не имеют. Это связано с тем, что в соответст­вии со статьями 6,14 Закона № 255-ФЗ и пунктами 15,18 Положения об особенностях порядка исчисления по­собий, утв. постановлением Правительства России от 15.06.2007 № 375, средний заработок и размер пособия определяются с учетом календарных дней.

Для исчисления пособия во всех случаях использует­ся средний дневной заработок. Он определяется путем деления суммы заработка за расчетный период на коли­чество календарных дней в этом периоде за исключени­ем календарных дней, приходящихся на периоды, не учи­тываемые при определении среднего заработка. Такой порядок установлен пунктами 15 и 16 Положения об осо­бенностях порядка исчисления пособий. В случае работы на условиях неполной рабочей недели, то есть неполного рабочего времени, средний дневной заработок определя­ется в таком же порядке. Например, работник 1 марта 2007 года устроился на работу в организацию, работаю­щую 4 дня в неделю. Заболел 5 июля, заработок за март -июнь 2007 года составил 61 000 руб. Определим средний дневной заработок. Для этого сумму заработка за март - июнь делим на количество календарных дней в этом пе­риоде (122 дня). Средний дневной заработок составит 500 руб. (61 000 руб./122 дн.).

Новицкая Лидия Михайловна,

начальник отдела департамента правового обеспе­чения соцстрахования Фонда социального страхования РФ

Не участвуют при определении среднего дневно­го заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда (материальная по­мощь по любым основаниям, компенсация про­езда, оплата путевок на отдых, оплата питания и т. п.). Кроме того, не учитываются суммы среднего заработка, выплаченные за период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ре­бенком, а также за время простоя не по вине работника и другие периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы (например, отпуск и коман­дировки). Не засчитываются и периоды рабо­ты без оплаты в соответствии с законодатель­ством РФ.

Затем рассчитанный средний дневной зара­боток корректируется в зависимости от величи­ны страхового стажа работника (это новшество введено Законом № 255-ФЗ). При страховом ста­же 8 лет и более выплачивается 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, до 5 лет — 60%.

В страховой стаж включаются периоды рабо­ты сотрудника, в которых производились плате­жи на социальное страхование. До 1 января 1991 года — это взносы на государственное со­циальное страхование; с 1 января 1991 года по 31  декабря 2000 года   —   страховые взносы в ФСС РФ; после 1 января 2001 года — перечис­ленный единый социальный налог в части пла­тежей, зачисляемых в ФСС РФ.

В большинстве случаев страховой стаж мож­но подтвердить записями в трудовой книжке. Если же у работника ее нет, то подтвердить пе­риоды работы и уплаты страховых взносов можно, например, письменными трудовыми до­говорами, справками работодателей или госу­дарственных (муниципальных) органов власти, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выплату зарплаты и т. п.

Для простоты подсчет периодов работы производится из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев — в полные годы.

Не забудьте, что после корректировки сред­него дневного заработка с учетом страхового стажа сумма пособия за полный календарный месяц не должна превышать максимального размера. Он устанавливается федеральными законами о бюджете ФСС России и учитывает районные коэффициенты. В настоящий момент максимальный размер пособия за полный ка­лендарный месяц составляет 16 125 руб.

Пособие по беременности и родам назнача­ется в размере среднего заработка работника вне зависимости от продолжительности стра­хового стажа. Хотя и для данного пособия пока действует указанный выше максимальный предел выплаты.

Обратите внимание! В марте этого года Консти­туционный Суд признал не соответствующим Конституции РФ ограничение пособия по бе­ременности и родам (постановление от 22.03.2007 № 4-П). В течение шести месяцев, то есть до сентября 2007 года, законодатели долж­ны изменить нормы, регулирующие выплату данного пособия.

Имеет свои особенности и назначение пособия по уходу за ребенком. При стационарном лече­нии ребенка оно назначается в размере среднего заработка за весь период стационарного лече­ния (с учетом страхового стажа). При амбула­торном лечении — за первые 10 дней ухода в размере среднего дневного заработка (с учетом страхового стажа), а за последующие дни — в размере 50% среднего заработка (без учета корректировки на страховой стаж).

Пример 2

► Ромашкина Г.М. работает в ООО «Аист» по совместительству в должности бухгалтера-кас­сира (таб. № 120). С 1 по 14 июня 2007 года она осуществляла уход за заболевшим ребенком в возрасте 8 лет. В марте 2007 года ей уже выда­вался больничный лист на 14 календарных дней в связи с уходом за данным ребенком. Страховой стаж у Ромашкиной Г.М. — 6 лет 8 месяцев 15 дней. Ежемесячная заработная плата — 21 000,00 руб. В расчетном периоде с ию­ня 2006 года по май 2007 года Ромашкина Г.М. от­работала полностью 11 месяцев, а в марте 2007 го­да — 12 дней, так как была на больничном листе по уходу за ребенком с 5 по 18 марта.

Средний дневной заработок у Ромашки­ной Г.М. составит:

(21 000,00 руб. х 11 мес.) + (21 000,00 / 21 дн. х 12 дн.) / 351 дн. = 692,31 руб.

Скорректируем средний заработок в зави­симости от страхового стажа:

692,31 руб. х 80% = 553,85 руб.

Вычислим средний дневной заработок ис­ходя из максимального ограничения:

16 125,00 руб. / 30 дн. = 537,50 руб. Сравним полученные значения:

553,85 руб. > 537,50 руб.

Как видите,  средний дневной заработок больше максимального размера. Поэтому рас­считываем пособие исходя из 537,50 руб.: пособие с 1 по 10 июня составит: 537,50 руб. х 10 дн. = 5375,00 руб.;

с 11 по 14 июня: 692,31 руб. х 50% х 4 = 1384,62 руб.

Итого   пособие   по   уходу   за   ребенком: 5375,00 руб. + 1384,62 руб. = 6759,62 руб. 4

Обратите внимание! Пособие не выплачивает­ся при осуществлении ухода за больным ребен­ком, другим заболевшим членом семьи в период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением среднего заработ­ка либо без оплаты в соответствии с законода­тельством (например, при нахождении в оче­редном оплачиваемом отпуске, в отпуске за свой счет и т. п.). В этом случае пособие назна­чается и выплачивается после окончания пери­ода освобождения от работы, то есть с даты, когда работник должен приступить к работе.

Когда пособие равно МРОТ

Размер пособия снижается до минимального размера оплаты труда:

—     при продолжительности страхового стажа менее 6 месяцев;

—   нарушении режима или неявке на врачебный осмотр, назначенный лечащим врачом, без уважительных причин (пособие снижается с момента допущения данного нарушения);

—     заболевании   или   травме,   наступивших вследствие алкогольного,  наркотического, токсического опьянения.

Пример 3

► Работник ООО «Аист» болел с 2 по 20 июля 2007 года. Страховой стаж — более 8 лет. 5 июля 2007 года он не явился на врачебный осмотр, о чем сделана запись в больничном листе. Его сред­ний дневной заработок составляет 500,00 руб.

За период с 2 по 4 июля 2007 года нужно на­числить пособие из расчета среднего дневного заработка: 500,00 руб. х 3 дн. = 1500,00 руб. (1000,00 руб. — за счет средств работодателя и 500,00 руб. — за счет средств ФСС).

За период с 5 по 20 июля пособие назначает­ся из минимального размера оплаты труда: 1100,00 руб. / 31 дн. х 16 дн. = 567,74 руб.

Итого пособие составит 1000,00 руб. за счет средств работодателя и 1067,74 руб. из средств ФСС.

Внимание: больничный лист!

Для назначения и выплаты пособий работник должен в срок, не превышающий шести меся­цев после выздоровления, представить рабо­тодателю листок нетрудоспособности. Он является основанием для назначения и выпла­ты пособия по временной нетрудоспособности (беременности и родам).

В исключительных случаях пособие может быть назначено и после указанного срока. На­пример, если у работника второе заболевание длилось более шести месяцев, и он не мог свое­временно представить работодателю закрытый больничный лист по первому заболеванию.

Пособие не назначается:

1. Если в соответствии с законодательством средний заработок уже сохранен полностью или частично (в случае простоя, отстранения от работы не по вине работника и т. п.), за исклю­чением болезни в период очередного отпуска.

2. Если сотрудник отстранен от работы в со­ответствии с законодательством без сохране­ния заработной платы.

3. Если работник заболел в период судебно-медицинской  экспертизы,   заключения  под стражу или административного ареста.

4. Если сотрудник заболел в результате умы­шленного причинения вреда своему здоровью или при совершении преступления.

Листок нетрудоспособности должен соот­ветствовать установленной форме. Однако в настоящее время все еще действуют выдавае­мые медицинской организацией больничные листки старого образца. Порядок выдачи и за­полнения документов, удостоверяющих времен­ную нетрудоспособность граждан, определен специальной инструкцией, а также в докумен­тах ФСС России.

Лицевая сторона бланка листка нетрудоспо­собности заполняется лечащим врачом, обо­ротная сторона — работодателем, у которого работает пациент. На бланке листка нетрудо­способности не допускается более двух ис­правлений, которые вносятся в общепринятом порядке. То есть исправленный или зачеркну­тый текст подтверждается записью «Исправ­ленному верить», подписью лица, внесшего ис­правления, и печатью учреждения, в котором вносятся исправления (лечебного учреждения, если исправления вносятся на лицевой стороне, или работодателя, если на оборотной).

Так как к оформлению больничного листка предъявляются столь жесткие требования, бух­галтеру при принятии его к оплате необходимо обращать внимание на правильность заполне­ния лицевой стороны листка. И в частности:

—  на наименование организации, где работает заболевший;

—  название лечебного учреждения, выдавше­го больничный листок;

—  фамилию, имя, отчество нетрудоспособно­го гражданина (полностью);

— вид трудового договора, заключенного меж­ду заболевшим и работодателем (основное место работы или по совместительству);

—    даты начала и окончания заболевания.

На лицевой стороне листка нетрудоспособнос­ти, в правом верхнем и нижнем углах бланка, обязательно должен быть проставлен оттиск печати лечебно-профилактического учрежде­ния при выписке на работу или продлении ли­стка нетрудоспособности (для иногородних граждан она должна быть круглая гербовая).

Если заболевший был направлен на меди­ко-социальную экспертизу, после освидетель­ствования и вынесения заключения бюро МСЭ данный факт заверяется подписью ру­ководителя и печатью бюро МСЭ.

Заполнение оборотной стороны листка нетрудоспособности с учетом условий приме­ра 2 смотрите на бланке.

Бухгалтерский учет и порядок выплаты пособия

Сумма начисленного пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемая за счет средств работодателя, относится в бухгалтер­ском учете к расходам по обычным видам дея­тельности. Бухгалтерские записи по начисле­нию пособия за первые два дня нетрудоспособ­ности при этом отражаются по дебету счета учета затрат (например, 20 «Основное произ­водство») и кредиту счета 70 «Расчеты с персо­налом по оплате труда».

Сумма пособия по временной нетрудоспособ­ности с третьего дня заболевания, а также по­собий по беременности и родам и по уходу за заболевшим ребенком или другим заболевшим членом семьи за весь период выплачиваются за счет средств ФСС РФ. Поэтому в бухгалтер­ском учете делаются записи по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обес­печению» субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию» и кредиту счета 70.

Данные бухгалтерские записи необходимо сделать в 10-дневный срок с момента обраще­ния за пособиями по временной нетрудоспо­собности, по беременности и родам.

Выплата пособий по временной нетрудо­способности, по беременности и родам произ­водится в ближайший день, установленный в организации для выплаты заработной платы. При этом составляются следующие бухгалтер­ские записи: дебет счета 50 «Касса» (в случае выплаты пособия на основании ведомости на­личными деньгами) или 51 «Расчетный счет» (если пособие перечисляется на карточный счет работника) в корреспонденции со сче­том 69-1 «Расчеты по социальному страхованию».

Налогообложение пособий и отчетность

Из начисленной суммы пособия по временной нетрудоспособности удерживается НДФЛ. Удержанная сумма налога отражается в бухгал­терском учете по дебету счета 70 в корреспон­денции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Налог на доходы физических лиц». С суммы пособия по беременности и ро­дам налог на доходы физических лиц не удер­живается.

На начисленную сумму пособий по времен­ной нетрудоспособности, по беременности и ро­дам не начисляются ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Для целей налогообложения прибыли рас­ходы работодателя на выплату пособия за пер­вые два дня временной нетрудоспособности учитываются в составе прочих расходов, свя­занных с производством и реализацией.

Страхователи ежеквартально (в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) представляют в отделение ФСС расчетную ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ). Она составляется нараста­ющим итогом с начала года. В форме 4-ФСС РФ заполняются все строки. При отсутствии дан­ных в соответствующей строке ставится про­черк. В данной форме работодатели должны указывать только фактически произведенные расходы за счет средств ФСС РФ, то есть сум­мы пособий по временной нетрудоспособнос­ти, оплаченные с третьего дня болезни. Период нетрудоспособности указывается в календар­ных днях.

Как видите, бухгалтеру следует очень внимательно отнестись к расчету и выплате по­собий. Иначе можно допустить ошибку и не­правильно их рассчитать, что может привести к негативным последствиям. Ведь излишне выплаченные работнику суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беремен­ности и родам в связи с неправильным приме­нением норм законодательства и нормативных актов не могут быть с него взысканы. Удержа­ние можно произвести только в случае счетной (арифметической) ошибки или недобросовест­ности со стороны работника (представление документов с заведомо неверными сведения­ми, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, и др.).

Удержание можно произвести согласно ста­тье 138 ТК РФ в размере не более 20% суммы, причитающейся работнику при каждой после­дующей выплате пособия, либо из заработной платы работника. При прекращении выплаты заработной платы в связи с увольнением остав­шаяся задолженность взыскивается в судеб­ном порядке.

(«В курсе правового дела» август 2007)